FAQ CRM - najczęściej zadawane pytania o CRM

Poniżej przedstawiamy FAQ realnych pytań, które otrzymujemy od naszych Klientów:

Pytanie 1: Chcemy wdrożyć CRM do 3 osobowego działu handlowego? Jaki system wybrać i ile to będzie nas kosztować?

Wszystkie wytyczne zrealizuje Hubspot w wersji Starter spięty z automatyzacjami.

Zakładam, że mogliście dostać oferty w granicach 3000 zł (co jest nierealne do zrealizowania – ponieważ CRM stanie się książką adresową lub pamiętnikiem, a nie plannerem zadań i analityką dla Zarządu i Team Leadera), realizuje takie wdrożenia na codzień w zespołach handlowych do 20 osób.

Całość: automatyzacje, szkolenie działu handlowego, dokumentacja, video z każdego spotkania i przygotowanie systemu, żeby pokazał Wam gdzie zespół handlowy ma luki, przygotowanie widoków dla Team Leadera do realnej kontroli zespołu – to koszt około 15 000 zł – 20 000 zł netto (etap wdrożenia) kolejne dodatkowe etapy usprawnienia są jak najbardziej możliwe i wyceniane osobno. Koszty utrzymania 20 euro/miesięcznie na użytkownika + automatyzację w zależności od ilości danych.

Jeżeli będziecie szukali kogoś, kto może to zrobić w oparciu o wiedzę z innych wdrożeń CRM to chętnie podejmiemy się tematu. A jeżeli ta oferta nie jest dla Was korzystna, to zachęcam, chociaż zapoznać się z Hubspot i rozważyć to narzędzie.

Pytanie 2: Realnie co powinno zawierać się w ofercie wdrożenia, żeby mieć pewność, że firma wdrożeniowa prawidłowo zrealizuje wdrożenie?

Pytanie numer dwa, z którym bardzo często się mierzę, to pytanie takie. Słuchaj Sandra, co realnie powinno zawierać się w ofercie wdrożenia CRM-u, żeby mieć pewność, że firma wdrożeniowa prawidłowo zrealizuje wdrożenie? Okej. Pytanie spore. No bo możemy dzisiaj odpowiedzieć, no firma wdrożeniowa może mieć certyfikat. Może mieć partnerstwo z danym CRM-em i wtedy już wiadomo, że ona na pewno to zrobi dobrze. Okej. Albo inna informacja. Wybrałam tę firmę, ponieważ wyskakiwała mi wysoko w Google.Inna informacja. Wybrałam tę firmę, ponieważ przeprowadziła ponad 100 szkoleń. Dobra.

To teraz zróbmy sobie check. Czyli sprawdźmy daną ofertę.

Najlepiej jest, i też tak odpowiedziałam na to pytanie, że oferta wdrożeniowa musi zawierać trzy niezbędne elementy.

Przede wszystkim – cel, plan i dokumentacja.

Wiele osób mówi o tym, że zespoły handlowe nie są podpięte pod strategię firmy. Natomiast jeszcze mniej osób mówi o tym, że działy handlowe nie mają jasno określonego celu ujętego w taki sposób mierzalny. Nie wiedzą, do czego dążą. Najgorsze jest to, że one nie wiedzą w czasie rzeczywistym, w którym momencie są. I z tym się mierzymy. W wielu zespołach handlowych, że oni dowiadują się tak naprawdę po trzech miesiącach, jaki był wynik w maju, a mamy sierpień. Też tak u Ciebie jest? To czas to zmienić.

Następnie określ, jaki cel ma zrealizować CRM dla Twojej firmy, dla Ciebie Team Leaderze, czy dla Ciebie Zarządzie. Kilka przykładowych celów:

Zwiększenie sprzedaży
Wyniki widoczne w czasie rzeczywistym
Profesjonalizacja marki
Komfortowe miejsce pracy (nikt nie musi się niczego domyślać)
Zwiększenie efektywności
Zwiększenie skuteczności sprzedaży
Wypracowanie wspólnego środowiska pracy dla koordynatorów, supportu czy serwisu

Napisz go na kartce. Napisz, co cię wkurza, co cię irytuje. Napisz, czego nie chcesz więcej, czego nie możesz znieść dłużej.

Powiem więcej – zrób to na zasadzie – na czerwono napisz, jak nie chcesz, a na zielono – jak chcesz.

Następnie PLAN – co kiedy będzie następować.

I na samym końcu – dokumentacja, prowadzona w czasie rzeczywistym przez tę firmę.
Ty musisz mieć pewność, że ktoś nad tym czuwa, że każdy etap został spisany.
A jeżeli nie został spisany dzisiaj, to w tym tygodniu zostanie uzupełniony.
Ty musisz widzieć, na jakim jesteś etapie.
Ty musisz móc się cofnąć do samego początku.

Bo może się okazać, że w trakcie realizacji CRM-a cel najważniejszy dla ciebie – przychodowy – będzie wynikał tak naprawdę z innego, najważniejszego celu. Na przykład tego, że masz pewność, że dwójka Twoich najdroższych handlowców nie pracuje przypadkiem nad tym samym Klientem. Może się tak okazać. Weź to proszę pod uwagę.

Firma wdrożeniowa musi wiedzieć, do czego dąży, a Klient musi wziąć pod uwagę sugestie co do struktury całego wdrożenia. Widzę wiele osób, z którymi pracowałam i pracuję, że czasami jest tak, że pod wpływem emocji, które dzieją się podczas wdrożenia w dziale handlowym – wywiera ogromny wpływ na przebieg wdrożenia. Zmiany są nieuniknione, dlatego dobrze opracowany plan wdrożenia i jego cel jest priorytetem.

A one są tak naprawdę nieuniknione.
A na samym końcu dokumentacja, prowadzona w czasie rzeczywistym.

Firma wdrożeniowa, musi wiedzieć, do czego dąży w swoim procesie, a Klient musi wziąć pod uwagę sugestię, co do struktury całego wdrożenia.

Wdrożenie powinno brać pod uwagę preferencyjne godziny wdrożenia, etapy wdrożenia, uwzględniać to, żeby było równoległe do normalnego harmonogramu pracy. Oczywiście w czasie wdrożenia jesteśmy aktywni tu i teraz, natomiast staramy się angażować takie pory zespołu handlowego, żeby oni mogli skupić się na spotkaniu i traktować je jako warsztat. To czasami będą godziny popołudniowe, czasami poranne. Czasami to będą weekendy, kiedy zespół handlowy najbardziej potrzebuje tego wsparcia. I musi się zmobilizować do pozostania w weekend, czy pozostania dłużej. To wdrożeniowiec musi się dopasować.

Dlatego, że cash flow firmy nie jest obok. Nie zatrzymuje się miesiąc tu i teraz, my musimy pracować dalej – i to nie jest nic nadzwyczajnego, żaden dział handlowy z powodu wdrożenia CRM nie bierze tygodnia wolnego, tylko pracuje dalej tak by, jak najszybciej wejść do nowej rzeczywistość.

Pytanie 3: Co muszę ja jako firma przygotować przed wdrożeniem CRM?

W skrócie wszystko to co może mieć wartość biznesową do utrzymania Klienta i jego pozyskania. Oto krótka checklista, która może Ci pomóc:

Baza potencjalnych kontaktów w formacie Excel
Baza firmy, które istnieją w naszym systemie księgowym
Realizowałeś event? Masz listę osób – dodaj je do CRM
Masz newsletter z aktualnymi zgodami RODO – pobierz je i dodaj do CRM
Wizytówki z eventów – Hubspot w wersji Standard umożliwia zeskanowanie wizytówki i dodanie jej od razu do Hubspot
Kalendarz z notatkami – to też wartość, możesz wykorzystać to jako fotonotatki, które dodasz do CRM
Książka adresowa z email – to też forma bazy kontaktów

Pomyśl, gdzie jeszcze są zapisane zestawienia? Hubspot umożliwia wgranie dowolnej bazy w formacie CSV lub XML do 1 mln kontaktów niemarketingowych w ramach planu Starter.

Pytanie 4: Jak rozpoznać dobry system CRM? Jaki CRM wybrać?
1. Im prostszy dla użytkownika tym lepiej – klarowane przyciski
2. Szybka wyszukiwarkach działająca w ułamek sekundy – wpisuje NIP, pokazuje mi się NIP wśród kilku tysięcy danych
2. CRM musi działać na każdym urządzeniu z dostępem do internetu – jeżeli tak nie jest – absolutnie go nie wybieraj
3. Pełna synchronizacja z pocztą typu Outlook czy Gmail – inaczej ręcznie wpisywanie nowych zatrzyma szybkość i zwinność Twojego działu handlowego
API – możliwość podpięcia się do CRM z innymi programami
4. Możliwość wyłączenia kont użytkowników z miesiąca na miesiąc – to CRM ma się dopasować do Ciebie, a nie Ty do niego
5. CRM musi działać na telefonie i być z nim zsynchronizowanym – nie działa? To absurd, wybierać CRM, który w działach handlowych, zmusza handlowca do rejestrowania połączeń. Niech CRM zrobi to za nich i będzie opiekunem kontaktu.
6. CRM musi mieć możliwość integracji ze stronę internetową – a zapytania ze strony, musi wpadać do CRM – masz na to inną wizję? To po co to budować, zostań na mailu i Excelu.
7. CRM ma możliwość zmian wizualnych – nie da się bo ktoś to tak zaprogramował? Prowadzę kolejne wdrożenie w tym miesiącu i każdy z zespołów inaczej wyobraża sobie Panel Informacji o Kontakcie, bo jedni muszą mieć tam nazwy miast do wyboru, inni muszą mieć kody pocztowe całej Europy, a jeszcze inni chcą mieć checlistę i ilość gwiazdek z recenzji Google. Brzmi znajomo? Właśnie tak jest jak wprowadzasz CRM – dopasowujesz go do siebie i idziesz na logiczne ustępstwa, nie wszystko opłaca się zrobić – jednak im więcej zautomatyzujesz tym więcej czasu zaoszczędzisz!).

Pewniakami w wyborach tzn. bardzo dobrymi CRM dla działu sprzedaży są Hubspot, Salesforce oraz Pipedrive.